引言

工程档案属于社会财富，具有极其重要的历史价值和社会意义，因此管理非常重要。信息时代以来，信息资源已成为各领域的核心资源之一。工程档案数字化管理是将现有的城市建设档案转化为信息资源进行保管，形成简单系统的管理模式。与传统的工程档案管理模式相比，数字档案管理具有无与伦比的优势，是适应时代发展的新趋势，更容易被群众认可。

1.数字档案管理优势

数字化档案管理可以大大提高档案管理效率，优化档案管理流程，促进各项工作的快速便捷发展。从档案信息数据采集的角度来看，数字档案可以通过数字摄像头、移动终端等手段实现更大规模、更快的数据信息采集。档案管理人员只需通过手机、电脑等工具随时输入信息；从档案信息的分析、整合、上传等方面，通过数字管理中心的智能分析，可以更快地实现信息的“去伪存真”、“去粗取精”，更准确、更全面地开展信息整合、电子档案上传共享等工作；从档案信息的存储和更新来看，信息化档案存储空间小，存储效率高，更新方便，借助共享端口随时查阅档案信息，通过密钥授权随时消除和更换一些过时、陈旧的数字信息；从档案用户的角度来看，档案管理的直接目的是方便查询和利用。档案管理信息化可以提供超时空的应用环境，更好地开展工作合作。2019年，国内档案管理统计显示，与传统纸质档案管理模式相比，数字档案管理效率大大提高。

2.档案数字化管理和利用的紧迫性

2.1档案开发的需要

纸质档案占地面积大，易损坏，不易保管，使用条件有限，不能充分发挥档案的最大价值。大量纸质档案的存在导致档案管理部门无法加强开放工作，难以为国家科技发展和生产建设提供优质服务，档案管理的压力也越来越大。此外，进入信息社会，档案载体变得丰富，磁盘、磁带、光盘等移动存储介质是常用的档案载体，出现各种风格的档案载体，需要加强管理和整合，然后开发利用，需要使用数字方法进行管理。实现档案数字化建设，提高数字档案的利用水平，充分发挥档案的最大价值，服务于生产建设。因此，档案数字化建设是档案开发利用的基础。

2.2经济发展的需要

中国是最大的发展中国家。在高质量、快速发展的过程中，经济必须重视技术转型和技术创新，否则无法实现可持续发展的目标。此时，档案的价值开始突出。充分利用档案可以使工程技术人员从以往的经验中获得灵感，少走弯路，缩短研发时间，提高生产效率。但传统的纸质档案管理方法并不方便使用。因此，有必要对档案进行数字化建设，使档案查阅更加方便，提高检索效率，提高生产效率。

3云时代数字技术对传统工程档案管理模式提出了新的挑战

3.1挑战档案管理理念

云时代的到来使云计算技术与人们的工作和生活密切相关。随着数据的不断增加，传统的档案管理理念无法跟上发展的需要。与云时代的档案管理理念相比，传统的档案管理理念视野相对狭窄，没有从整体的角度研究和分析档案资源数据。这在一定程度上限制了档案资源的利用。

3.2对档案管理者的挑战

云计算现在已经成为“互联网”＋“时代的主要标志，也是提高档案管理水平的关键技术之一。但从现实来看，档案馆工作人员的信息素养明显不足，部分档案人员对云计算知之甚少，对相关信息技术掌握不多。这极大地制约了工程档案管理的信息化发展。

3.3云时代的到来

电子档案已成为主要的档案资源。电子档案的管理还需要遵循传统的档案管理流程，包括记录、研究、分类、归档、变更等，还需要备份，以避免档案资源的丢失或损坏。电子档案的特殊性也需要做好安全管理和保密管理。然而，一些档案人员的档案安全意识较弱，这也在一定程度上增加了档案信息泄露的风险。

4数字化下工程档案管理的模式创新和机制保障

4.1施工前进行统筹规划

为了保证工程档案数字化建设的顺利开展，在档案数字化建设之前，需要对整个工程档案数字化工作进行全面规划。我国的工程建设已经进行了多年，保留的纸质档案数量庞大，内容非常复杂。将这些纸质档案转化为数字档案需要一定的时间。作为工程档案管理人员，需要系统地了解档案，对纸质档案进行分类，找出档案中需要保存的关键内容。此外，还需要分配整个档案数字化建设任务，确保纸质档案能够安全转化为数字档案。

4.2制定配套的管理体系和数字标准

为了提高工程档案数字化建设的科学性和合理性，需要制定配套的管理体系，使工程档案管理更加规范。同时，还需要制定工程档案数字化的统一标准，以统一的方式对档案资源进行数字化转换和存储，方便数据管理和信息共享。在此过程中，同一类型的城市档案应纳入同一数据库进行管理。同时，数据库中的资源应实时更新，以确保档案信息的及时性。我们通常所说的信息标准主要是指网络信息的收集和整理，统一规划工程档案信息，使工程档案网络平台更加规范。

4.3加强制度建设

为了提高档案利用水平，提高数字档案的价值，离不开制度保障。只有加强制度建设，才能使数字档案的建设和利用有法可循、有章可循，使档案管理与档案利用协调发展。建立制度时，要对可操作的档案管理机构或单位进行调查，使数字档案的使用更加方便。数字档案管理的规章制度包括很多内容，其中档案的标准化是一项非常重要的工作。只有按照标准化的方法进行管理，才能有利于数字档案的使用，建立标准化的使用过程，充分发挥档案的作用。此外，档案的保密程度也不同。只有建立符合规定的管理规章制度，才能做好档案的保密工作，避免机密档案和个人隐私信息的泄露，提高其他档案的利用效率。随着时代的发展，档案的保密等级和类型正在发生变化。因此，要及时调整档案管理规章制度，积极推进数字档案的使用，最大限度地发挥数字档案的价值。

结束语

加强项目档案管理是优化项目管理、控制项目质量和成本、协调项目参与者的有效手段，是优质项目和优质项目建设的基本保障。数字技术在项目中的广泛应用迫使项目档案采用积极的全过程智能集中管理模式。充分发挥数字技术在档案管理中的作用，一方面统一规范管理，加强项目档案收集，提高研究能力，为生产技术、项目管理、管理、基础设施等工作提供决策依据；另一方面，加强开发利用功能，创新信息资源共享服务手段，挖掘和推广经典案例管理经验，最大限度地提高档案利用价值。